A digitalizáció egyre fontosabb szerepet játszik a vállalkozások működésében, különösen a kis- és középvállalkozások esetében. Az online térben történő működés lehetőséget kínál a költségek csökkentésére, a hatékonyság növelésére és az ügyfelek szélesebb körének elérésére. Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, hogyan terelhetjük egy kisvállalkozás minden fontos folyamatát teljesen online térbe, a számlázástól a logisztika teljes kiszervezéséig.
1. Számlázás
Az online számlázási rendszerek használata gyorsabbá és egyszerűbbé teszi a pénzügyi folyamatokat, miközben biztosítja a jogszabályoknak való megfelelést.
Platformok:
Pl. Számlázz.hu, Billingo
Automatizálható folyamatok:
NAV-adatszolgáltatás automatikus teljesítése.
Értesítések a lejárt számlákról vagy kifizetésekről.
Számlák automatikus kiállítása ismétlődő szolgáltatásokhoz (pl. előfizetések).
Előnyök:
Időmegtakarítás és papírmentesség.
Könnyű hozzáférés az adatokhoz.
Költséghatékonyság a nyomtatás és postázás elhagyásával.
Az online számlázókhoz tudsz hozzáférést adni a könyvelődnek, aki így mindent látni fog automatikusan
Gyakorlati tippek:
Válassz olyan platformot, amely integrálható a könyvelési rendszerrel, ha használsz ilyet
Állíts be automatizált értesítéseket a kifizetések nyomon követésére.
2. Értékesítés
Egy webáruház létrehozásával az értékesítési folyamat teljes mértékben áthelyezhető az online térbe, ami különösen előnyös a termékeket kínáló vállalkozások számára, de a szolgáltatások értékesítését (még a személyes szolgáltatásokét is) is jelentősen megkönnyíti és nagy versenyelőnyt biztosíthat.
Automatizálható folyamatok:
Raktárkészlet-kezelés.
Automatikus számlázás és rendeléskövetés.
E-mail értesítések a vásárlóknak a rendelés állapotáról.
Marketing kampányok futtatása (pl. remarketing).
Logisztikai folyamatok automatizálása
Értékesítési analitika (ami támogatja a raktárkészlet tervezését is)
Előnyök:
24/7 elérhetőség a vásárlók számára.
Automatikus raktárkészlet-kezelés és megrendelés-követés.
Könnyű marketingkampányok indítása (pl. Google Ads, Facebook Ads).
Gyakorlati tippek:
Webáruházad mindenképpen legyen mobilbarát.
Használj elemző eszközöket (pl. Google Analytics) a teljesítmény nyomon követésére.
3. Céges ügyintézés
Az állami ügyintézési folyamatok nagy része ma már elérhető az Ügyfélkapun keresztül, amelyet kiegészít a Digitális Adattár Platform (DÁP).
Főbb felhasználási lehetőségek:
Adóügyek, cégiratok kezelése.
Elektronikus beadványok és kérelmek benyújtása.
Automatizálható folyamatok:
Elektronikus cégiratok automatikus generálása és benyújtása.
Értesítések fontos határidőkről vagy állami előírásokról.
Előnyök:
Időmegtakarítás és a személyes megjelenés szükségességének kiküszöbölése.
Papírmentesség és könnyű hozzáférés a dokumentumokhoz.
Gyakorlati tippek:
Regisztrálj az Ügyfélkapura, és ismerd meg a DÁP lehetőségeit.
Tartsd naprakészen a cégadatokat az online platformokon.
4. Kapcsolattartás ügyfelekkel és partnerekkel
Az online kapcsolattartás az ügyfelekkel, partnerekkel és a könyvelővel lehetővé teszi az azonnali és hatékony kommunikációt, miközben növeli az ügyfélelégedettséget.
Eszközök:
Email kommunikáció
Chat- és ügyfélszolgálati platformok: Zendesk, Intercom.
Videókonferencia: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
Automatizálható folyamatok:
Automatikus ügyfélválaszok chatbotok segítségével.
Automatikus válaszok email rendszert használva.
Értesítések a könyvelőtől érkező új dokumentumokról.
Előnyök:
Gyors és hatékony és kényelmes (ezt az ügyfeleid értékelni fogják) kommunikáció.
Automatikus visszajelzések és értesítések.
Egyszerű adatmegosztás a könyvelővel vagy más partnerekkel.
Gyakorlati tippek:
Használj chatbotokat a gyors ügyfélkérdések megválaszolására.
Ne felejtsd el beállítnai az automatikus válasz emaileket szükség esetén.
Rendszeres online megbeszélésekkel tartsd fenn a kapcsolatot az ügyfelekkel és partnerekkel.
5. Logisztika teljes kiszervezése
A logisztikai folyamatok teljes kiszervezése lehetővé teszi, hogy a vállalkozás minden logisztikai teendőt külső partnerekre bízzon, az átvételtől a csomagok kiszállításáig.
A teljes logisztikai kiszervezés magában foglalja a termékek raktározását, csomagolását, szállítását és nyomon követését. A vállalkozás számára mindez online rendszereken keresztül történik, ahol a rendeléseket automatikusan feldolgozzák és teljesítik.
Szolgáltatók (a cikk írásakor):
Boxy: Automatizált csomagküldés és átvétel.
Webshippy: Teljes fulfillment szolgáltatás, beleértve a raktározást és csomagolást.
Automatizálható folyamatok:
Megrendelések automatikus átadása a logisztikai partnernek.
Szállítási értesítések a vásárlóknak.
Nyomon követési adatok automatikus frissítése.
Előnyök:
Idő- és költségmegtakarítás.
Professzionális kiszállítási folyamatok.
Könnyű integráció a webáruházakkal.
Alacsonyabb hibafaktor
Költségek:
A költségek szolgáltatónként változnak, általában csomagonkénti díj (500-1500 Ft), valamint raktározási és csomagolási díjak merülnek fel.
6. Online marketing
Az online marketing a vállalkozás digitális jelenlétének alapja, amely magában foglalja a különböző csatornák és eszközök használatát az ügyfelek elérése és megtartása érdekében.
Eszközök és módszerek:
E-mail marketing:
Eszközök: Mailerlite, Mailchimp, ActiveCampaign.
Automatizálható folyamatok: Üdvözlő e-mailek, vásárlás utáni követő e-mailek, kampányidőzítések.
Blog: A weboldaladon lévő értékes tartalom nem csak SEO szempontból jó, de növeli a hitelességedet és a vásárlói elköteleződés mértékét.
Előnyök:
Szélesebb elérés és célzott kampányok.
Automatikus követés és optimalizálás.
Gyors eredmények generálása.
7. Oktatási tevékenységek online működtetése
Az oktatási tevékenységek digitalizálása új üzleti modelleket tesz lehetővé, amelyek lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy rugalmasan és szélesebb körben érjék el tanulóikat. Ez különösen fontos azok számára, akik oktatást, tanfolyamokat vagy klubokat szeretnének működtetni online. Emellett az utóbbi évek fejlesztéseinek köszönhetően, ma már a saját weboldaladon is hozhatsz létre klubot, ahol teljes kontrollod van a tartalom, működés és arculat felett is, a személyre szabott statisztikáról és előfizetési rendszerről nem is beszélve.
Földrajzi korlátok nélküli hozzáférés a tanulók számára.
Költséghatékony működés, mivel nincs szükség fizikai helyszínre.
Ismétlődő bevételi források, például előfizetések révén.
Gyakorlati tippek:
Készíts egyedi és vonzó tartalmat, amely valódi értéket kínál.
Építs közösséget, hogy növeld az elköteleződést és az ügyfelek megtartását.
Használj analitikát, hogy megértsd a tanulói viselkedést és javítsd a tanfolyamokat.
8. Online szerződéskötés
A digitális világ fejlődésével egyre inkább előtérbe kerül az online szerződéskötés lehetősége, amely jelentősen leegyszerűsíti a vállalkozások és ügyfelek közötti megállapodások kezelését. Az elektronikus aláírások és digitális szerződéskezelő rendszerek gyorsabbá, biztonságosabbá és költséghatékonyabbá teszik a jogi dokumentumok aláírását és archiválását.
Elérhető platformok (magyar jogszabályi megfeleléssel):
Singingó – Magyar fejlesztésű digitális aláírási platform, amely lehetővé teszi a szerződések gyors és hiteles online aláírását.
DocuSign – Globális vezető az e-aláírás és szerződésautomatizálás területén.
Adobe Sign – Integrálható más Adobe termékekkel, megkönnyítve az üzleti dokumentumkezelést.
HelloSign – Egyszerű és intuitív felület, amely gyors digitális szerződéskötést biztosít.
Automatizálható folyamatok:
Elektronikus aláírások kezelése és nyomon követése.
Automatikus értesítések a szerződéskötési folyamat állapotáról.
Integráció CRM rendszerekkel vagy dokumentumkezelő platformokkal.
Szerződések archiválása és hozzáférhetősége az üzleti partnerek számára.
Előnyök:
Időmegtakarítás: Azonnali aláírás és visszaküldés, nincs szükség nyomtatásra és postázásra.
Jogilag érvényes és biztonságos: Az e-aláírások megfelelnek az EU eIDAS-rendeletének és más nemzetközi szabályozásoknak.
Papírmentes működés: Környezetbarát és egyszerűbb dokumentumkezelést biztosít.
Költségcsökkentés: Nincs szükség nyomtatásra, futárszolgálatra vagy fizikai tárolásra.
Gyakorlati tippek:
Válassz olyan platformot, amely megfelel a jogi és adatvédelmi követelményeknek.
Használj sablonokat a gyakran használt szerződéstípusokhoz, hogy felgyorsítsd a folyamatot.
Integráld az online szerződéskötési platformot a vállalat más digitális folyamataival, például az ügyfélkezeléssel (CRM) vagy könyveléssel.
Állíts be értesítéseket, hogy mindig tudd, ha egy szerződést aláírtak vagy valamilyen intézkedést igényel.
Összegző táblázat
Folyamat
Online megoldások
Automatizálható folyamatok
Előnyök
Eszközök / Szolgáltatások
Számlázás
Online számlázási rendszerek
NAV-adatszolgáltatás, automatikus értesítések
Gyorsaság, papírmentesség, NAV-megfelelés
Számlázz.hu, Billingo
Értékesítés (Webáruház)
Webáruház-platformok
Raktárkezelés, rendeléskövetés, kampányok
24/7 elérhetőség, automatizáció
WooCommerce
Céges ügyintézés
Ügyfélkapu és DÁP
Dokumentumok generálása, értesítések
Papírmentesség, gyors hozzáférés
Ügyfélkapu, DÁP
Kapcsolattartás
Online ügyfélszolgálat, chat, videó
Chatbotok, értesítések
Gyors kommunikáció, személyre szabhatóság
Zendesk, Zoom, Email, Messenger
Logisztika kiszervezése
Fulfillment szolgáltatók
Nyomon követés, szállítási értesítések
Nyomon követhetőség, rugalmas szállítás
Webshippy, Boxy
Online marketing
E-mail, SEO, közösségi média
Automatizált kampányok és jelentések
Széles elérés, gyors eredmények
Mailerlite, Google Ads
Oktatás és tréning
E-learning, előfizetéses klubok
Tartalmak időzítése, előfizetések kezelése
Rugalmasság, rendszeres bevétel
Saját weboldal
Online szerződéskötés
Elektronikus aláírási platformok
Elektronikus aláírások kezelése, értesítések
Gyors, jogilag érvényes, papírmentes működés
SigninGo, DocuSign
Az online működés a vállalkozások számára hatékonyságot, skálázhatóságot és nagyobb elérhetőséget kínál. A digitalizált folyamatok és az automatizáció csökkentik a manuális feladatok számát, így a vállalkozók a növekedésre és az ügyfélélmény javítására összpontosíthatnak. Legyen szó számlázásról, marketingről, értékesítésről vagy oktatási tevékenységről, az online eszközök és platformok integrációjával minden terület fejleszthető.
A szerző: Mészáros Gábor
Több mint 11 éve segít vállalkozóknak webdesign, fejlesztési és gazdasági területen.
A böngészési élmény fokozása, a személyre szabott hirdetések vagy tartalmak megjelenítése, valamint a forgalom elemzése érdekében sütiket (cookie) használok. Az "Az összes elfogadása" gombra kattintva hozzájárulhat a sütik használatához.
Funkcionális
Always active
Ezek a weboldal működéséhez mindenképpen szükséges sütik.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statisztika
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.A weboldal használatáról készít anonim statisztikát. Egyéni személyes adatok nem kerülnek mentésre és azokhoz semmilyen módon nem férek hozzá.
Marketing
Az online marketing tevékenységet segítő sütik, amelyek szintén anonim módon tárolják az adatokat, amelyek egyéni szinten semmilyen módon nem hozzáférhetőek.